Organizar una junta virtual exitosa

Cuando uno compara una junta presencial con una virtual, instantáneamente podemos distinguir retos muy particulares. Con la situación del COVID desde el inicio del 2020, es difícil hacer negocios sin tener que usar plataformas virtuales.

Primero, hay desafíos de comunicación muy importantes. Sin señales visuales, la junta está potencialmente plagada de personas que se interrumpen entre sí, dificultad para encontrar una fluidez en la comunicación y posibles malas interpretaciones (por ejemplo, si alguien utiliza sarcasmo). Agregándole a esto, el ruido de fondo junto con la mala calidad de la conexión, sirven para socavar aún mas la riqueza de la comunicación y la capacidad de los asistentes para coordinar sus contribuciones.

Además, las juntas a larga distancia están particularmente sujetas a algo llamado «holgazanería social». Esta es una tendencia humana a reducir el esfuerzo y la motivación cuando se trabaja en grupo, similar a esconderse en una multitud. La holgazanería social aumenta cuanto más anónimo uno se siente, y el anonimato aumenta durante la junta a larga distancia debido a la barrera virtual entre los miembros del equipo.

La buena noticia es que existe un camino a seguir basado en la evidencia. La ciencia de las juntas ha proporcionado información clave que puede ser increíblemente útil para los líderes de las juntas, especialmente durante este tiempo que se caracteriza por un aumento en las juntas virtuales.

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1- Organizar la junta virtual

1.1 – No invites demasiada gente

Las juntas virtuales caen en picado en calidad a medida que aumenta el tamaño. Afortunadamente, los asistentes que no asisten en vivo pueden grabar y escuchar juntas virtuales al doble de velocidad. Por lo tanto, deja que los miembros no esenciales se salgan del apuro y compárteles la grabación, así pueden escuchar su plática en lugar de interrumpir el flujo. Sin embargo, para evitar que los miembros del equipo que no fueron invitados se sientan marginados, dales la opción de asistir a juntas futuras sobre el tema si así lo desean. Por lo general, no lo aceptarán, pero agradecerán que se les pregunte.

1.2 – Establecer una hora correcta

Dado que nuestro período de atención es más corto en esta temporada, evita organizar la tradicional junta de una hora o más y realízalas de 20 o 25 minutos. Reducir un poco la duración de la junta también crea una presión positiva. Ha sido comprobado que los grupos que operan bajo cierto nivel de presión en realidad se desempeñan de manera más óptima si se les da un mayor enfoque.

1.3 – Enfoca mejor la agenda

A diferencia de un conjunto de temas a debatir, intenta organizar la agenda con un conjunto de preguntas a responder para crear un enfoque, que a menudo falta en las juntas virtuales. Al enmarcar los elementos de la agenda con preguntas, tienes una mejor idea de quién debe ser invitado a la junta virtual, sabrás cuándo finalizar la junta y si las preguntas han sido respondidas.

1.4 – Prende tu cámara

Crear «presencia» es importante en juntas virtuales. Queremos que los asistentes participen activamente. El video aumenta las posibilidades de que eso suceda. Las videoconferencias son mas efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales de los demás, así que considera pedirles a las personas que se sienten cerca de su cámara web para ayudar a recrear la intimidad de una junta en persona.

 

2- Durante la Junta Virtual

2.1 – Empieza la junta a tiempo

Nada mata el impulso al comienzo de una junta como un retraso de 15 minutos porque las personas necesitan descargar una app o no pueden hacer que el video o el audio funcionen. Cualquier persona debe iniciar sesión 5 minutos antes para asegurarse de que toda la tecnología esté funcionando. Además, ha sido comprobado que terminar la junta tarde es una fuente tremenda de estrés para las personas, así que no pierdas tu tiempo.

2.2 – Ponte en el mindset correcto

Como líder de la junta, tu estado de ánimo es importante. Debes establecer el tono. Puede producir un efecto de contagio en los asistentes, donde su estado de ánimo refleja el tuyo. Comienza la junta con energía, aprecio y gratitud, especialmente durante este momento desafiante. Hacerlo aumenta las posibilidades de un estado de ánimo de junta más positivo que promueve más creatividad, entendimiento y constructividad.

2.3 – Establece reglas/normas

Crea periódicamente expectativas mutuas con tus asistentes sobre lo que constituye una buena junta remota. ¿Cómo podemos esperar que nuestras juntas remotas sean efectivas si nunca hablamos sobre lo que hace que una buena junta sea buena y lo que debemos evitar? Presenta las expectativas como «dejemos todas las contribuciones a no más de 60 segundos para que todos tengan la oportunidad de hablar». O bien, establece una regla en la cual todos se identifiquen antes de hablar (por ejemplo, «Soy Jorge, mis pensamientos son …»). Nuevamente, esto ayuda a crear presencia en el entorno virtual.

2.4 – Facilitación activa

Esto es absolutamente clave en juntas a distancia. Los líderes de juntas deben adoptar el papel de facilitadores. Activa los asistentes por ejemplo con, «María, por favor comparte tus pensamientos», para así mantenerlos comprometidos. Incluso podrías considerar llevar un recuento para asegurarte de que todos contribuyan y se escuchen todas las voces. Evita preguntar de forma genérica: «¿Algún comentario?» En su lugar, llama a las personas específicamente por su nombre. Además, no permitas que la gente divague, especialmente si se tienen períodos de atención más cortos y juntas más breves; interrumpe amablemente si es necesario. Ese es tu trabajo como líder de juntas.

2.5 – Usa herramientas