Organisez une réunion virtuelle réussie

Lorsque l’on compare une réunion en face à face à une réunion virtuelle, on distingue instantanément des défis bien particuliers. Avec la situation COVID depuis le début de 2020, il est difficile de faire des affaires sans avoir à utiliser des plateformes virtuelles.

Premièrement, il y a des défis de communication très importants. Sans repères visuels, la réunion est potentiellement en proie à des personnes qui s’interrompent, à des difficultés à trouver le flux de communication et à une mauvaise interprétation potentielle (par exemple, si quelqu’un utilise le sarcasme). En plus de cela, le bruit de fond associé à une mauvaise qualité de connexion, contribue à saper davantage la richesse de la communication et la capacité des participants à coordonner leurs contributions.

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De plus, les réunions à distance sont particulièrement sujettes à ce qu’on appelle le « relâchement social ». Il s’agit d’une tendance humaine à réduire l’effort et la motivation lorsqu’on travaille en groupe, comme lorsqu’on se cache dans une foule. Le relâchement social augmente à mesure que l’on se sent anonyme, et l’anonymat augmente pendant la réunion à distance en raison de la barrière virtuelle entre les membres de l’équipe.

La bonne nouvelle est qu’il existe une voie à suivre fondée sur des données probantes. La science de la communication a fourni des informations clés qui peuvent être extrêmement utiles pour les dirigeants de réunions, en particulier pendant cette période caractérisée par une augmentation des meetings virtuels.

1- Organisez la réunion virtuelle

1.1 – Ne pas inviter trop de monde

La qualité des visioconférences chute à mesure que le nombre de personnes augmente. Heureusement, les participants qui ne sont pas en direct peuvent enregistrer et écouter des réunions virtuelles deux fois plus vite. Alors, laissez de côté les membres non essentiels et partagez l’enregistrement avec eux, afin qu’ils puissent écouter votre conversation au lieu d’interrompre le flux. Cependant, pour éviter que les membres non invités de l’équipe ne se sentent exclus, donnez-leur la possibilité d’assister à de futures réunions sur le sujet s’ils le souhaitent. Ils ne l’accepteront généralement pas, mais ils apprécieront qu’on leur demande.

1.2 – Définir une heure correcte

Puisque notre capacité d’attention est plus courte dans cette nouvelle ère de l’internet et les réseaux sociaux, évitez d’organiser une réunion traditionnelle d’une heure ou plus et tenez des réunions de 20 ou 25 minutes. Réduire un peu la longueur du meeting crée également une pression positive. Il a été prouvé que les groupes opérant sous un certain niveau de pression fonctionnent de manière plus optimale s’ils reçoivent plus d’attention.

1.3 – Mieux cibler l’agenda

Par opposition à un ensemble de sujets à discuter, essayez d’organiser l’ordre du jour avec un ensemble de questions auxquelles répondre pour créer une concentration, ce qui fait souvent défaut dans les réunions virtuelles. En encadrant les points de l’ordre du jour avec des questions, vous avez une meilleure idée de qui devrait être invité à la réunion virtuelle, vous saurez quand mettre fin à la réunion et les questions auront reçu une réponse, indiquant un meeting réussit.

1.4 – Allumez votre caméra

Créer une « présence » est important dans les réunions virtuelles. Nous voulons que les participants participent activement. La vidéo augmente les chances que cela se produise. Les vidéoconférences sont plus efficaces lorsque les gens peuvent voir les expressions faciales des autres, alors pensez à demander aux gens de s’asseoir face à leur webcam pour aider à recréer l’intimité d’une réunion en personne.

2- Pendant la réunion virtuelle

2.1 – Commencer la réunion à l’heure

Rien ne tue l’élan au début d’une réunion comme un retard de 15 minutes parce que les gens doivent télécharger une application ou ne peuvent pas faire fonctionner la vidéo ou l’audio. Tout le monde doit se connecter 5 minutes à l’avance pour s’assurer que toute la technologie est opérationnelle. De plus, il a été prouvé que quitter la réunion en retard est une énorme source de stress pour les gens, alors ne perdez pas votre temps.

2.2 – Mettez-vous dans le bon état d’esprit

En tant que leader du meeting, votre état d’esprit est important. Vous devez donner le ton. Cela peut produire un effet contagieux sur les participants, où leur humeur reflète la vôtre. Commencez la réunion avec énergie, appréciation et gratitude, surtout en cette période difficile. Cela augmente les chances d’une ambiance de réunion plus positive qui favorise plus de créativité, de compréhension et de constructivité.

2.3 – Établir des règles/normes

Créez périodiquement des attentes mutuelles avec vos participants sur ce qui fait une bonne réunion à distance. Comment pouvons-nous nous attendre à ce que nos réunions à distance soient efficaces si nous ne parlons jamais de ce qui fait qu’une bonne réunion est bonne, et de ce qu’il faut éviter ? Présentez les attentes comme suit : « limitons toutes les contributions à 60 secondes au maximum pour que chacun ait la possibilité de s’exprimer ». Ou, établissez une règle selon laquelle tout le monde s’identifie avant de parler (par exemple, « Je suis George, mes pensées sont… »). Encore une fois, cela aide à créer une présence dans l’environnement virtuel.

2.4 – Facilitation active

Ceci est absolument essentiel dans les réunions à distance. Les dirigeants du meeting doivent assumer le rôle de facilitateur. Déclenchez les participants avec, par exemple, « Marie, s’il vous plaît partagez vos pensées », pour les garder engagés. Vous pourriez même envisager de tenir un décompte pour vous assurer que tout le monde contribue et que toutes les voix sont entendues. Évitez de demander de manière générique : « Des commentaires ? »
Au lieu de cela, appelez les gens spécifiquement par leur prénom. Aussi, ne laissez pas les gens vagabonder, surtout si vous avez une capacité d’attention plus courte et des réunions plus courtes ; interrompez poliment si nécessaire. C’est votre travail en tant que leader de la conférence.

2.5 – Utiliser des outils

Comprenez que le silence n’est pas synonyme de compréhension ou d’accord. Il existe d’excellentes applications disponibles (par exemple Klaxoon, Mentimeter, Poll Everywhere) qui permettent aux participants de voter facilement afin de vraiment déterminer si tout le monde est d’accord. Cela peut être fait en temps réel pendant la réunion ou une fois terminée.
En outre, configurez une technologie de messagerie instantanée ou une salle de discussion, non pas pour que les gens puissent engager des conversations parallèles, mais pour que les participants vous avertissent pendant la réunion s’ils souhaitent parler ou indiquent s’ils ont manqué quelque chose. L’utilisation des outils technologiques mis à votre disposition permet d’augmenter la participation et l’engagement des participants lors du meeting.

3 – Après la réunion

3.1 – Bien finir les meetings

Réservez quelques minutes avant de raccrocher pour vous assurez-vous de clarifier vos conclusions. Identifiez l’IDR (Individu Directement Responsable) de chaque nouvelle action à entreprendre. Ne laissez personne s’éloigner de la réunion en se demandant ce qui a été accompli ou quelles sont les prochaines étapes.